Het gebruik van kaartprinters

Wat kun je doen met kaartprinters? 

Met kaartprinters bedoelen we in dit artikel printers die kaarten van pasformaat uitdraaien. Deze kaarten kunnen van verschillende materialen zijn of voor verschillend gebruik, zoals:

• Plastic kaarten (klantenkaarten, kortingskaarten, poliskaarten, spaarkaarten en tankpassen),
• ID-kaarten (personeelspassen, studentenkaarten),
• Giftcards (voor een winkel of restaurant),
• Chipkaarten (kaarten waarin een (RFID-)chip in verwerkt dient te worden).

Kan ik het printen van kaarten beter uitbesteden of zelf uitvoeren?

Veel bedrijven besteden het printen van kaarten in pasformaat uit. Dit is begrijpelijk, omdat het aantal kaarten dat je als bedrijf print wel in verhouding moet staan met de aanschafkosten van kaartprinters. Er zijn echter verschillende beslissingen die je kunt maken met betrekking tot het niveau van investering in kaartprinters. De opties worden in dit artikel uitgebreid toegelicht. De keuze voor een bepaalde optie hangt af van meerdere factoren. Er is dus niet één optie die past bij ieder bedrijf.

Kaart printen volledig uitbesteden

Voor een gemiddeld bedrijf dat van tijd tot tijd (maximaal een paar keer per jaar) een oplage kaarten bestelt is volledig uitbesteden een geschikte keuze. Je hebt zo geen vaste kosten of investering om te dekken. Tevens heb je er zelf minder omkijken naar op deze manier, omdat de partij die de kaarten print de uitvoering doet. Je zou zelfs het design uit kunnen besteden aan een expert. Deze aanpak is dus passend als:

• de bestellingsfrequentie laag is (een paar keer per jaar);
• de kaarten die je bestelt veelal hetzelfde (homogeen) eruit zijn;
• je niet veel tijd kwijt wilt zijn intern aan de activiteit.

Er zijn ook nadelen aan uitbesteding verbonden:

• Minder controle over de productie/uitvoering;
• De neiging om grotere oplages dan nodig te bestellen, omdat dit de kosten per kaart drukt.

Deze werkwijze is bijvoorbeeld geschikt voor het incidenteel laten printen van cadeaukaarten.

Een kaartprinter leasen

Als je graag de touwtjes in eigen handen houdt, maar niet een te grote investering in een printer wilt doen, is leasen een goede middenweg. Als je een complexere, heterogene printopdracht hebt, waar je zelf de controle over wilt houden, is het fijn als het printen binnen je eigen bedrijf gebeurt. Soms is een opdracht moeilijk uit te leggen aan een derde partij en de kans groter dat het misgaat bij uitbesteding. Dit is de meest flexibele optie. Wel is het waarschijnlijk dat er aan leasen en huren per maand meer kosten zijn verbonden dan aan kopen. Het is dan afhankelijk van de verwachte gebruiksduur en -intensiteit of je voor koop of lease gaat. Tevens kan het onderhoud aan de printer inbegrepen zijn bij lease, wat ook fijn kan zijn, als je zelf niet veel verstand hebt hiervan.

Met andere woorden: huren of leasen is aan te raden indien:

• Het printproject complex en/of heterogeen is;
• Je hier controle over wilt houden;
• Geen grote investering wilt doen;
• Het project van kortere duur is dan de levensduur van een kaartprinter;
• Je wilt vertrouwen op onderhoud door de verkoper.

Het grootste nadeel is de rente (lease) of een winstmarge van de verhuurder, wat leidt tot extra kosten in vergelijking met kopen. De keuze voor kopen of huren/leasen hangt echter vooral af van de afweging van voordelen. 

Een kaartprinter kopen

Veel van dezelfde voordelen van huren en leasen zijn van toepassing bij het kopen van een kaartprinter. Om de aanschaf van een kaartprinter rendabel te laten zijn, is het echter belangrijk dat je vaak, voor lange duur en veel kaarten print of van plan bent te gaan printen. Indien de volgende situaties van toepassing zijn voor jouw organisatie, is het kopen van een kaartprinter een goed idee:

• Je printproject is complex en heterogeen in aard;
• Je wilt controle houden over het productieproces;
• Het printen van kaarten vindt het hele jaar door plaats;

Het nadeel van het kopen van een kaartprinter is dat je in één keer een relatief grote som geld kwijt bent, maar als je dit berekent over een groot aantal kaarten dat geprint gaat worden, zal dat weer meevallen. In vergelijking met leasen of huren is het nadeel dat onderhoud mogelijk niet is inbegrepen in de 

De bovenstaande afwegingen zijn gebaseerd op relatieve ofwel subjectieve termen. Om echt een weloverwogen keuze te maken, is het aan te raden om een kosten-batenanalyse te maken van de opties en daarin de punten die hierboven staan beschreven in overweging te nemen.